Styrehåndboken - en trygg guide i styrehverdagen
Trykksak 4041 0820 SVANEMERKET Å sitte i styret i et borettslag eller sameie er både et tillitsverv og et ansvar. Du er med på å forvalte store verdier, ta beslutninger som påvirker hverdagen til mange – og sørge for at bomiljøet fungerer, år etter år. NBBO har vært en støttespiller for boligselskap siden 1946 og vi kan mye om hvordan borettslag og sameier bør driftes. Om du allerede er kunde hos oss, eller vurderer å bli det, så håper vi denne guiden kan være til nytte for dere. For de fleste er styrevervet noe man gjør ved siden av jobb, familie og fritid. Det er derfor helt naturlig å kjenne på usikkerhet: Hva har vi egentlig ansvar for? Hva kan vi bestemme selv? Når må saken til årsmøtet? Og hvor langt strekker ansvaret seg – personlig? Denne styrehåndboken er laget for å gi deg trygghet i styrehverdagen. Her har vi samlet det styret trenger å vite for å gjøre en god jobb – verken mer eller mindre. Du får oversikt over ansvar, roller, økonomi, vedlikehold, kommunikasjon og praktisk styrearbeid, forklart på en måte som er ment å være til hjelp, ikke til hinder. Håndboken er et veiledende verktøy, ikke en juridisk lærebok. I krevende eller uvanlige saker er det alltid lurt å søke råd hos forretningsfører eller andre fagpersoner. Ingen forventer at styret skal kunne alt – men styret forventes å vite når det er riktig å be om hjelp. Målet er enkelt: Å gjøre styrearbeidet litt ryddigere, litt tryggere – og forhåpentligvis litt enklere. - en trygg guide i styrehverdagen 2 NBBO Styrehåndboken
Innledning - en trygg guide i styrehverdagen .................................... Styret i praksis Ansvar, handlingsrom og forventninger ......................... Styret i samspill Roller, ansvar og godt samarbeid ...................................... Slik jobber styret i praksis Styremøter, protokoll og årsmøte – uten stress ............. Økonomi - forklart for styret Det du må forstå for å ta gode beslutninger .................. Økonomistyring, budsjett og finansiering Slik holder styret kontroll – også over tid ....................... Vedlikehold, rehabilitering og HMS Ta vare på bygget – og menneskene som bor der ......... Kommunikasjon, klager og bomiljø God dialog skaper tillit ..................................................... Ressurser og frister Bruk hjelpen som finnes .................................................. Styreskolen Bruk hjelpen som finnes .................................................. Avslutning Et ansvar – og en mulighet ................................................. NBBO Styrehåndboken 3 Innhold 2 4 6 10 14 18 20 26 29 31 33 1 2 3 4 5 6 7 8
Ny i styret? Start her Å være styremedlem er både spennende og krevende. Heldigvis trenger du ikke starte på bar bakke. Som nytt styremedlem bør du gjøre deg kjent med: • vedtektene • husordensreglene • tidligere styreprotokoller • budsjett og årsregnskap Dette gir deg rask oversikt over hvordan boligselskapet drives, hvilke saker som er aktuelle, og hvilke rammer styret jobber innenfor. Ikke vær redd for å stille spørsmål – tidligere styremedlemmer og forretningsfører sitter ofte på verdifull erfaring. Er dere kunde hos NBBO vil alt dette kunne være tilgjengelig i Portalen, styrets digitale arbeidsverktøy. 4 NBBO Styrehåndboken Ansvar, handlingsrom og forventninger Styret i praksis 1
Styrets ansvar – kort forklart Styret forvalter boligselskapet på vegne av alle beboerne. Enkelt sagt kan man se borettslaget eller sameiet som en liten bedrift – og styret som ledelsen. Styret har det overordnede ansvaret for: • økonomi og forvaltning • vedlikehold og drift • oppfølging av vedtak • informasjon og kommunikasjon • at lover, vedtekter og regler følges Ansvaret ligger hos styret som helhet – ikke bare hos styreleder. Drift, økonomi og vedlikehold Styret skal sørge for at: • budsjett følges opp • regnskap er korrekt • felleskostnader kreves inn • regninger betales • boligselskapet har midler til både drift og vedlikehold Videre har styret ansvar for planlegging og oppfølging av vedlikehold av bygninger og fellesarealer, samt for at HMS-krav ivaretas. Ble dette litt mye? Ikke fortvil. Det ER mye ansvar å ha et styreverv, men som kunde hos NBBO vil du få dyktige og erfarne støttespillere (rådgivere og regnskapsførere) som bistår deg i hverdagen og gode digitale arbeidsverktøy som hjelper deg å ha oversikt. NBBO Styrehåndboken 5 I borettslag eier andelseierne en andel som gir bruksrett til en bestemt bolig mens borettslaget står som eier av bygningsmassen. Felleskostnadene dekker blant annet drift, vedlikehold og eventuelt lån. Styret har normalt et omfattende ansvar for både drift og vedlikehold av hele eiendommen. Borettslag reguleres av borettslagsloven. Et sameie eies av flere i fellesskap. Dersom sameiet er seksjonert er det et eiersseksjonssameie, hvor seksjonseier eier sin egen seksjon (boenhet/p-plass/ bod) samt andel av fellesarealene. Eierseksjonssameier reguleres i Eierseksjonsloven. Styret har ansvar for fellesarealer og felles bygningsmasse. I eierseksjonssameier har man større frihet når det gjelder fremleie/utleie enn i borettslag. Borettslag eller sameie – hvorfor det betyr noe
Hva kan styret avgjøre selv? Styret kan blant annet: • håndtere løpende drift • gjennomføre vanlig vedlikehold • inngå avtaler med leverandører Saker som vedtektsendringer, større påkostninger, kjøp/salg av eiendom eller visse lån må behandles av årsmøte eller generalforsamling. Personlig ansvar – uten skremsel Styremedlemmer kan i ytterste konsekvens holdes ansvarlige ved grove feil eller lovbrudd. I praksis betyr dette at: • saker må behandles på forsvarlig grunnlag • beslutninger dokumenteres • uenighet kan protokollføres De fleste saker løses trygt gjennom gode rutiner og ved å søke råd når man er usikker. 6 NBBO Styrehåndboken Roller, ansvar og godt samarbeid Styret i samspill Roller, ansvar og godt samarbeid Et styre fungerer sjelden bedre enn samarbeidet internt. Når rollene er tydelige, ansvaret er fordelt og forventningene er avklart, blir styrearbeidet både enklere og mer forutsigbart. Det reduserer også risikoen for at viktige oppgaver faller mellom stolene – eller at alt havner på én person. Dette kapittelet gir deg oversikt over de viktigste rollene i styret, hva som forventes av styreleder og styremedlemmer, og hvordan dere kan organisere dere på en måte som fungerer i praksis. 2
Styret – mer enn et møte i måneden Styrearbeid handler ikke bare om å møtes, diskutere og stemme. Det handler like mye om: • oppfølging mellom møtene • små beslutninger i hverdagen • kommunikasjon med beboere • kontakt med leverandører og forretningsfører • å holde oversikt og dokumentasjon ryddig Mange styrer opplever at jobben blir lettere når dere tidlig blir enige om én ting: Styrearbeid er lagarbeid. Styreleder – koordinator, ikke “superhelt” Styreleder har en sentral rolle. Ikke fordi styreleder skal gjøre alt, men fordi noen må: • holde trådene samlet • sikre fremdrift • sørge for at styret jobber strukturert og innenfor rammene I praksis innebærer det ofte at styreleder: • kaller inn til styremøter og setter saksliste • sørger for at innkalling og saksgrunnlag sendes ut i forkant • leder møtene og passer på at dere kommer i mål • følger opp at vedtak faktisk gjennomføres • er styrets kontaktpunkt utad (beboere, forretningsfører og leverandører) NBBO Styrehåndboken 7 Det viktigste styreleder gjør, er ofte ikke det som synes best – men det som gjør styrets arbeid ryddig og stabilt. En god styreleder: • inkluderer styret i beslutninger • fordeler ansvar • sørger for at ingen “forsvinner ut” av arbeidet • ber om hjelp når det trengs
Styremedlemmer – felles ansvar, men tydelige oppgaver Alle styremedlemmer har et selvstendig ansvar. Det betyr at man: • møter forberedt • leser sakspapirer • stiller spørsmål når noe er uklart • bidrar aktivt i diskusjoner og beslutninger • følger opp oppgaver mellom møtene Samtidig er det lurt (og helt normalt) at styret fordeler ansvar i ansvarsområder, slik som HMS, VLP (vedlikeholdsplan), Økonomi og kommunikasjon. Ikke fordi “ansvar = alene”, men fordi: • det gir bedre oversikt • det øker tempoet i oppfølging • det gjør det enklere for styret å samarbeide med forretningsfører og leverandører • det gir styret trygghet i hverdagen Viktig: Selv om oppgaver fordeles, er styret fortsatt et kollektiv. Dere deler ansvaret – og dere står i det sammen. Valgkomité – rekruttering, kontinuitet og fornyelse Å ha en valgkomite er valgfritt, men der det finnes, er det et undervurdert verktøy for å få et bedre styre over tid. Valgkomiteen skal: • kartlegge hva styret trenger av kompetanse og kapasitet • snakke med beboere og motivere kandidater • foreslå kandidater til årsmøte/ generalforsamling En god valgkomité jobber ikke bare “to uker før møtet”, men litt jevnere gjennom året. Da blir det lettere å: • finne kandidater som faktisk ønsker vervet • sikre at styret ikke blir stående med for få folk • unngå at samme person blir sittende “fordi ingen andre stiller” Slik fordeler dere ansvar på en måte som funker Når styret starter ny periode (ofte etter konstituerende møte), bør dere bruke litt tid på: • hvilke faste oppgaver dere har • hva som må følges opp månedlig / kvartalsvis / årlig • hvem som har hovedansvar for hva • hvordan dere ønsker at kommunikasjon og godkjenninger skal foregå En god rollefordeling tar hensyn til: • erfaring og kompetanse • interesse • kapasitet i hverdagen Og så: Det må være fleksibelt. Folk blir syke, bytter jobb, får mer å gjøre – og styret må kunne justere. 8 NBBO Styrehåndboken Selv om oppgaver fordeles, er styret fortsatt et kollektiv. Del ansvaret og stå i det sammen. Tips
Dette er områder mange styrer har god nytte av å fordele: 1) Økonomi og oppfølging • følge med på budsjett og regnskap • sikre gode rutiner for fakturagodkjenning • holde kontakt med forretningsfører om økonomi 2) Vedlikehold og drift • oppfølging av vedlikeholdsplan • bestilling og koordinering av leverandører • håndtering av avvik/feil som meldes inn 3) HMS og sikkerhet • årlig HMS-gjennomgang • brannsikkerhet og internkontroll • oppfølging av avvik og tiltak 4) Kommunikasjon • henvendelser fra beboere • varslinger, informasjonsbrev og oppdateringer • tydelig kanalbruk (felles e-post/portal) 5) Protokoll og dokumentasjon • protokollskriving og arkivering • struktur i dokumenter og avtaler • sørge for at nye styremedlemmer kan sette seg inn i historikken 6) Nøkler/adgang - hvis det er relevant • oversikt over nøkler/brikker • rutine ved tap, utskifting og bestilling NBBO Styrehåndboken 9 Fullmakter – avklar dette tidlig Et område som ofte skaper trøbbel hvis det er uklart, er fullmakter. Styret bør tidlig avklare: • hvem som kan godkjenne fakturaer • hvem som kan signere avtaler • hvem som kan representere styret i møter • hvordan dere dokumenterer beslutninger rundt dette Dette er ikke bare for å være “formelle” – det handler om trygghet og kontroll. Internt samarbeid: Sånn unngår dere at styrearbeidet blir tungt Noen enkle ting som ofte gjør stor forskjell: • Ha en fast møtestruktur og tydelig saksliste • Avslutt hvert møte med “hvem gjør hva – og når” • Bruk én felles kanal for styrekommunikasjon (ikke private tråder) • Lag en enkel oppfølgingsliste med frister • Dokumenter beslutninger og avklaringer fortløpende Når det er ryddig internt, blir det også ryddigere ut mot beboerne. Typiske ansvarsområder styret bør ha kontroll på
Dette kapittelet tar deg gjennom hvordan dere kan jobbe praktisk – fra styremøte til årsmøte/generalforsamling. Hos NBBO får dere i styret tilgang til Styreportalen som er et godt digitalt verktøy til å håndtere dette. Styrearbeid blir fort tungt hvis det føles som at man “starter på nytt” hver gang. Nøkkelen er enkle rutiner som: • gir fremdrift • gjør oppfølging tydelig • sikrer dokumentasjon • gjør det lettere å bytte styremedlemmer uten at alt faller sammen Styremøter, protokoll og årsmøte – uten stress Slik jobber styret i praksis 3 10 NBBO Styrehåndboken
Styremøtet – motoren i styrearbeidet Styremøtene er stedet der dere: • tar beslutninger • følger opp økonomi og vedlikehold • håndterer innkomne saker • sikrer at vedtak faktisk blir gjort til handling For at styremøtene skal bli gode, trenger dere tre ting: 1. Tydelig saksliste 2. Saksgrunnlag i forkant 3. Klar oppfølging etter møtet Før møtet: Forberedelse som faktisk hjelper Et styremøte blir ofte dobbelt så effektivt når styret får dokumenter i forkant: • regnskapsrapport / budsjettstatus • tilbud/underlag i vedlikeholdssaker • oppsummering av innkomne henvendelser • status på tidligere vedtak Det holder ofte med “kort og godt”, men det må være nok til at styret kan ta beslutninger på et forsvarlig grunnlag. En fast agenda gjør møtene lettere å lede og enklere å delta i: 1. Godkjenning av saksliste – er alle enige om hva som skal behandles? 2. Oppfølging fra forrige møte – kort status på saker/vedtak med frister 3. Økonomi – budsjett vs regnskap, likviditet og restanser (hvis relevant) 4. Vedlikehold og drift – innmeldte feil, planlagte tiltak og leverandørstatus 5. Innkomne saker fra beboere – hva skal besvares nå, hva må utredes, hvem følger opp? 6. Beslutningssaker – saker dere skal vedta (helst med forslag til vedtak) 7. Eventuelt – korte saker som ikke krever saksgrunnlag (ellers settes på neste møte) 8. Neste møte – dato og eventuelle forberedelser 9. Oppsummering – vedtak + ansvar + frist NBBO Styrehåndboken 11 Forslag til fast møteagenda
12 NBBO Styrehåndboken Dette gjør møtene mer ryddige: • Hold dere til saken (møteleder må tørre å styre) • Skill mellom diskusjon og vedtak • Hvis dere mangler underlag: utsett og avtal hvem som henter inn info • Bruk tydelige vedtak: “Styret vedtar at…” (ikke “vi tenker kanskje…”) Skriv protokollen mens møtet pågår (eller rett etter). Hvis du venter, blir detaljer borte. Tips Under møtet: Praktisk møtedisiplin Mye styrearbeid skjer mellom møtene. Derfor bør styret alltid ha: • en oppfølgingsliste med ansvarlig + frist • en klar måte å sjekke status på i starten av neste møte Hvis dere gjør dette konsekvent, slipper dere “evig-saker” som aldri blir ferdige. Oppfølging etter møtet: Der styrearbeidet egentlig skjer Protokollen er styrets offisielle dokumentasjon. Den skal vise: • hvilke saker som ble behandlet • hvilke vedtak som ble fattet • hvem som var til stede • eventuelle dissens/uenighet • hvem som har ansvar for oppfølging En god protokoll er: • tydelig • kort nok til å lese • konkret nok til å være nyttig Protokollen – styrets trygghet i ettertid
NBBO Styrehåndboken 13 Uenighet er normalt. Men hvis et styremedlem mener et vedtak er feil eller uforsvarlig, kan vedkommende be om å få sin uenighet protokollført Dette er ikke for å skape konflikt, men for å sikre ryddighet og ansvarlighet. Husk at dere har taushetsplikt rundt saker om personer i boligselskapet som dere får kjennskap til i styrearbeidet. Denne taushetsplikten gjelder også når du ikke sitter i styret lengre. Dette betyr bl.a. at de andre beboerne ikke har krav på å se fullstendige protokoller fra styremøtene. Informasjon er viktig, men noe informasjon er bare for dere i styret. Årsmøte (sameie) eller generalforsamling (borettslag) er boligselskapets øverste organ. Her behandles typisk: • årsregnskap og eventuell årsmelding • valg • saker som krever eiernes vedtak (vedtekter, større prosjekter, m.m.) Styrets ansvar er å gjennomføre møtet: • korrekt • inkluderende • ryddig • dokumentert Mange møter blir stress fordi styret starter for sent. God praksis er: • sett dato tidlig • sett frist for innkomne saker • god praksis er å avholde beboermøte før årsmøtet for å diskutere eventuelle større saker. Det er ofte nyttig å ta dette opp i en mer uformell arena før man skal stemme over det • informer beboerne om frist og kanal • Behandle, og lage forslag til vedtak, i innkomne saker i styremøte før innkalling går ut • avklar hvem som leder møtet og hvem som skriver protokoll Hvis det finnes store saker (vedlikehold, finansiering og endringer), bør styret: • forberede en enkel presentasjon • ha “spørsmål og svar” tenkt gjennom • være tydelige på hva som er vedtaks- punkt og hva som er orientering Hvis noen er uenig Årsmøte og generalforsamling – styrets viktigste møte Forberedelser: Start tidligere enn du tror
En enkel hovedregel: • Bare saker som står i innkallingen kan vedtas. Hvis dere skal endre vedtekter, må forslaget beskrives konkret: • hva som endres • hvordan ny ordlyd skal være Å skrive “vedtektsendring” alene er ikke nok. 14 NBBO Styrehåndboken En ryddig etterprosess bygger tillit og gjør at vedtak faktisk blir fulgt opp. Tips Sakslisten – det dere sender ut, er det dere kan vedta Møteleder bør: • følge agendaen • sikre at alle får komme til orde • holde diskusjonen saklig • styre tilbake hvis folk “drar ut” i sidespor Ved større prosjekter bør styret være tydelig på: • hvorfor tiltaket er nødvendig • hva det koster • hvordan det påvirker beboerne • hvordan prosessen blir videre • beboermøter/infomøter er veldig viktig underveis Under møtet: Trygg møtelederrolle Etter møtet bør styret: • ferdigstille protokollen raskt • sørge for signering i henhold til krav • gjøre protokollen tilgjengelig for beboerne • publisere oppdaterte vedtekter hvis de er endret Etter møtet: Ryddig avslutning og distribusjon
NBBO Styrehåndboken 15 Det du må forstå for å ta gode beslutninger Økonomi – forklart for styret Økonomi er et av styrets viktigste ansvarsområder – og ofte det som oppleves mest krevende. Mange styremedlemmer er usikre på regnskap, rapporter og begreper, og er redde for å «ikke henge med». Heldigvis trenger ikke styret å være økonomer. Det viktigste er å forstå hva tallene betyr i praksis, stille riktige spørsmål og følge med på utviklingen over tid. Dette kapittelet gir deg en enkel og trygg innføring i de viktigste økonomibegrepene styret møter – uten regnskapsspråk og unødvendige detaljer. Her vil også Styreportalen være et godt, enkelt og nyttig verktøy for enkel oversikt. 4
Styrets rolle i økonomien Styret har det overordnede ansvaret for boligselskapets økonomi. Selv om forretningsfører ofte håndterer det praktiske arbeidet, er det styret som: • godkjenner budsjett • følger med på regnskapet • tar økonomiske beslutninger • har ansvar dersom noe går galt Styrets rolle er derfor ikke å føre regnskap, men å forstå og følge opp. Regnskapet – hva viser det egentlig? Regnskapet gir et bilde av hvordan økonomien faktisk er – ikke hvordan man håper den er. Det består hovedsakelig av to deler: Resultatregnskapet viser: • hvilke inntekter som har kommet inn • hvilke kostnader som har påløpt • om boligselskapet går med overskudd eller underskudd Balansen viser: • hva boligselskapet eier • hva det skylder • hvordan dette er finansiert på et gitt tidspunkt 16 NBBO Styrehåndboken Resultatregnskap og balanse må alltid ses i sammenheng. Et positivt resultat hjelper lite hvis det samtidig er tomt på konto. Tips
NBBO Styrehåndboken 17 Dette er begreper styret ofte møter, og bør ha et bevisst forhold til: Felleskostnader De månedlige innbetalingene fra beboerne som dekker drift, vedlikehold og eventuelle lån. Fellesgjeld Lån som boligselskapet har tatt opp på vegne av alle eierne, og som normalt betales via felleskostnadene. Driftskostnader Utgifter til den daglige driften, som strøm, forsikring, løpende vedlikehold, vaktmester, renhold, styrehonorar og forretningsførsel. Disponible midler / arbeidskapital Pengene boligselskapet har tilgjengelig til å betale regninger og løpende forpliktelser. Likviditet Boligselskapets betalingsevne – altså om det er nok penger på konto når regningene forfaller. Noter Forklaringer og utfyllende informasjon til regnskapstallene. Notene gir ofte viktig kontekst og bør alltid leses. Viktige begreper – forklart uten fagspråk
Mange boligselskaper har revisjonsplikt. Revisor kontrollerer at: • regnskapet er korrekt ført • lover og regler er fulgt • dokumentasjon er på plass Revisjon er ikke en kontroll av styret som personer, men en kvalitetssikring av økonomien og rutinene. 18 NBBO Styrehåndboken Styret bør være bevisst på forskjellen mellom: • resultat (inntekter minus kostnader) • likviditet (penger tilgjengelig på konto) Et boligselskap kan ha et positivt resultat, men likevel dårlig likviditet – for eksempel hvis store regninger betales tidlig på året. Derfor er det viktig å følge med på begge deler. Revisjon – en ekstra trygghet Styret trenger ikke gå i detalj på hver enkelt konto, men bør jevnlig: • sammenligne regnskap mot budsjett • se etter større avvik • følge med på utviklingen i felleskostnader og driftskostnader • kontrollere likviditeten • be om forklaringer når noe skiller seg ut Oppdages avvik tidlig, er det som regel langt enklere å justere kursen. Hva bør styret følge med på gjennom året? Resultat vs. likviditet – en viktig forskjell
Forretningsfører er en viktig støttespiller i økonomiarbeidet. Styret bør: • stille spørsmål hvis noe er uklart • be om forklaring på endringer eller avvik Det finnes ingen dumme spørsmål når det gjelder felles økonomi. Det er styrets ansvar å forstå før dere godkjenner. Styrets økonomiansvar handler ikke om å kunne regnskap i detalj, men om å: • forstå hovedtallene • følge med på utviklingen • stille riktige spørsmål • ta ansvarlige beslutninger Når styret har kontroll på dette, har dere et solid fundament for resten av styrearbeidet. NBBO Styrehåndboken 19 Bruk forretningsfører aktivt Kort oppsummert
20 NBBO Styrehåndboken Slik holder styret kontroll – også over tid Økonomistyring, budsjett og finansiering 5 Der kapittel 4 handlet om å forstå tallene, handler dette kapittelet om å bruke dem aktivt i styrearbeidet. God økonomistyring gir forutsigbarhet for beboerne og trygghet for styret – og gjør det mulig å planlegge både drift og vedlikehold på en ansvarlig måte.
NBBO Styrehåndboken 21 Styrets ansvar for økonomistyringen Styret har det overordnede ansvaret for boligselskapets økonomi, uavhengig av om dere har forretningsfører som utfører det praktiske arbeidet. Det innebærer blant annet å: • sikre at regnskapet føres korrekt • sørge for at inntektene dekker utgiftene • følge med på utviklingen gjennom året • reagere tidlig dersom noe avviker fra planen God økonomistyring handler ikke om å spare mest mulig på kort sikt, men om å sikre stabil drift og bærekraft over tid. Budsjett – styrets viktigste styringsverktøy Budsjettet er planen for det kommende året. I de fleste boligselskaper er det forretningsfører som utarbeider et forslag til budsjett, basert på: • historiske tall • kjente kostnader • vedlikeholdsplan • forventede prisendringer Styrets rolle er å gå grundig gjennom budsjettforslaget, stille spørsmål og gjøre justeringer der styret sitter med annen eller oppdatert informasjon. Når budsjettet er vedtatt, danner det grunnlaget for fastsettelse av felleskostnadene. Når budsjettet gjennomgås, bør styret blant annet: • kontrollere at alle faste kostnader er med (for eksempel strøm, forsikring, forretningsførsel, vaktmester og renhold) • vurdere om det er satt av nok midler til vedlikehold • se etter større endringer sammenlignet med tidligere år • sikre at det finnes en buffer for uforutsette utgifter Dersom noe virker uklart eller overraskende, er det styrets ansvar å be om forklaring før budsjettet godkjennes. Hva bør styret se etter i budsjettet?
22 NBBO Styrehåndboken Et vedtatt budsjett er ikke noe som legges i en skuff. Styret bør jevnlig: • sammenligne regnskap og budsjett • følge med på likviditeten • ta tak i avvik tidlig Små justeringer tidlig i året er langt enklere enn store grep sent. Oppfølging gjennom året Fakturahåndtering – små rutiner, stor betydning God fakturahåndtering er avgjørende for økonomistyringen. Styret bør sikre at: • alle fakturaer betales fra boligselskapets konto • ingen private kontoer brukes • alle fakturaer godkjennes av to i styret • ingen godkjenner egne utlegg • bilag og dokumentasjon lagres systematisk Boligselskapets økonomi skal aldri blandes med styremedlemmers privatøkonomi eller selskaper styremedlemmer eier. Som kunde i NBBO får boligselskapet egen bankkonto og vi passer på at alle krav oppfylles. Buffer – styrets økonomiske sikkerhetsnett Uforutsette hendelser vil oppstå. En buffer gjør at: • nødvendige tiltak kan gjennomføres raskt • beboerne slipper plutselige ekstrakostnader • styret får handlingsrom Styret bør sørge for at boligselskapet til enhver tid har tilgjengelige midler til å håndtere uventede utgifter.
NBBO Styrehåndboken 23 Større prosjekter som tak, fasade eller tekniske anlegg koster ofte mer enn det som finnes på konto. I borettslag finansieres slike tiltak ofte gjennom felleslån, som betales ned via felleskostnadene. I sameier skjer finansiering oftere gjennom ekstra innbetalinger fra eierne. Uansett løsning er god informasjon og tydelig forankring hos beboerne helt avgjørende. Når boligselskapet trenger ekstra kapital Noen vanlige utfordringer styret bør være bevisst på: • for lav likviditet • manglende oppfølging av budsjett • utsatt vedlikehold for å holde felleskostnadene nede • for lite informasjon til beboerne • glemte frister og betalinger De fleste økonomiske problemer kan unngås med gode rutiner og jevnlig oppfølging. Typiske økonomiske fallgruver
Ta vare på bygget – og menneskene som bor der Vedlikehold, rehabilitering og HMS 6 24 NBBO Styrehåndboken Vedlikehold handler om mer enn estetikk. Godt vedlikehold: • bevarer verdiene • gir tryggere bomiljø • reduserer kostnader over tid Dette er et av styrets viktigste ansvarsområder.
Planlagt vedlikehold – styrets beste verktøy Planlagt vedlikehold betyr at styret jobber systematisk og langsiktig, i stedet for å håndtere problemer når de allerede har oppstått. Planlagt vedlikehold omfatter bl.a.: • tak, fasader, vinduer og dører • tekniske anlegg • fellesarealer inne og ute • brannsikkerhet og rømningsveier En vedlikeholdsplan gir oversikt over: • hva som må gjøres • når det bør gjøres • hva det vil koste Hvordan komme i gang med vedlikeholdsplan Styret bør starte med en tilstandsvurdering utført av fagpersoner, gjerne i samråd med NBBO Byggtek. Basert på denne kan det utarbeides en vedlikeholdsplan som: • prioriterer tiltak etter behov og risiko • gir realistiske kostnadsanslag • gir styret et godt beslutningsgrunnlag Planen bør gjennomgås jevnlig og oppdateres ved behov. Når vedlikehold ikke lenger er nok Alle bygg når et punkt der vanlig vedlikehold ikke er tilstrekkelig. Da er det behov for rehabilitering. Rehabilitering kan omfatte: • utskifting av tak eller vinduer • oppgradering av rør og elektriske anlegg • modernisering av fellesarealer • tiltak for bedre energieffektivitet Slike prosjekter krever grundig planlegging, tydelig kommunikasjon og en realistisk finansiering. Gjennomføring av rehabiliteringsprosjekter Ved større prosjekter bør styret: • innhente flere tilbud • vurdere mer enn bare pris • sikre tydelige avtaler og fremdriftsplaner Det kan være fornuftig å bruke ekstern prosjektleder eller rådgiver for å sikre kvalitet og kontroll. HMS – et ansvar styret ikke kan velge bort Helse, miljø og sikkerhet er et lovpålagt ansvar. Styret skal sørge for: • trygge fellesarealer • fungerende brannsikkerhet • systematisk internkontroll Minst én gang i året bør styret gjennomføre en helhetlig HMS-gjennomgang. I tillegg bør det gjøres jevnlige visuelle kontroller gjennom året. Manglende HMS-oppfølging kan få alvorlige konsekvenser – både for beboere og for styret. NBBO kan tilby nbboHMS, et digitalt verktøy som hjelper med HMS arbeidet i hverdagen. NBBO Styrehåndboken 25
God dialog skaper tillit Kommunikasjon, klager og bomiljø 7 God kommunikasjon er et av styrets viktigste verktøy. Når beboerne opplever at styret er tydelig, tilgjengelig og ryddig i dialogen, skaper det tillit – også i saker der ikke alle får det som de ønsker. 26 NBBO Styrehåndboken Dårlig eller manglende kommunikasjon kan derimot føre til frustrasjon og konflikter, selv når styret gjør riktige og nødvendige valg. Tips
NBBO Styrehåndboken 27 Velg riktige kommunikasjonskanaler For at informasjon skal nå frem til alle – og kunne dokumenteres i ettertid – bør styret bruke sporbare og ryddige kanaler. Gode og anbefalte kanaler er: • felles e-postadresse for styret • digital beboer- eller styreportal (inkludert som kunde hos NBBO) • oppslag i fellesarealer (til korte, generelle beskjeder) • SMS-varsling ved akutte hendelser All viktig kommunikasjon bør skje skriftlig og lagres slik at nye styremedlemmer enkelt kan sette seg inn i tidligere saker. Unngå private meldinger og sosiale medier Styret bør unngå: • private meldinger direkte til enkeltstyremedlemmer • Facebook-grupper eller andre sosiale medier som «offisiell» kanal Slike kanaler gir dårlig oversikt, kan skape usikkerhet om hva som er gjeldende informasjon, og kan by på utfordringer knyttet til personvern og dokumentasjon. En klar og tydelig praksis for hvor beboerne skal henvende seg, gjør hverdagen enklere for alle parter. Taushetsplikt – et absolutt ansvar Som styremedlem har du taushetsplikt om personlige og sensitive opplysninger du får kjennskap til gjennom styrearbeidet. Dette gjelder blant annet: • økonomiske forhold • helseopplysninger • klagesaker og konflikter Når skal styret involveres? Styret skal behandle saker som: • gjelder fellesarealer • innebærer brudd på husordensregler • påvirker flere beboere • handler om manglende vedlikehold eller sikkerhet Typiske saker er støy, forsøpling, ulovlig parkering eller forhold som går ut over fellesskapet.
28 NBBO Styrehåndboken Når er det ikke styrets ansvar? Private uenigheter mellom naboer – for eksempel om bagateller, personlige preferanser eller mindre irritasjonsmomenter – er i utgangspunktet ikke styrets ansvar. I slike tilfeller bør beboerne oppfordres til å forsøke å løse saken seg imellom. Styret bør være tydelig på denne grensegangen for å unngå å bli dratt inn i rene nabokonflikter. Slik håndterer styret klager og konflikter Når en klage mottas, bør styret: 1. vurdere om det faktisk foreligger et brudd på husordensregler eller vedtekter 2. ta kontakt med den klagen gjelder på en saklig og respektfull måte 3. informere om hvilke regler som gjelder og hva som forventes 4. gi rimelig frist for å rette opp forholdet Dersom problemet vedvarer, må styret dokumentere saken og vurdere videre tiltak, eventuelt med bistand fra forretningsfører eller juridisk rådgiver. En ryddig, konsekvent og respektfull tilnærming er ofte nøkkelen til å løse konflikter før de eskalerer. Kort oppsummert God kommunikasjon handler om: • tydelige kanaler • ryddig dokumentasjon • respekt for personvern • klare grenser for styrets rolle Dette bidrar til et bedre bomiljø – også når det oppstår uenighet.
Det å vite hvor man kan hente hjelp, er en viktig del av styrets kompetanse. Tips Bruk hjelpen som finnes Ressurser og frister Styrearbeid kan til tider oppleves krevende, men styret står ikke alene. Det finnes gode ressurser, verktøy og støtteordninger som gjør jobben både enklere og tryggere. 8 NBBO Styrehåndboken 29
30 NBBO Styrehåndboken Viktige lover styret bør kjenne til Styret har ansvar for å følge gjeldende lover og regler. De viktigste er: • borettslagsloven (for borettslag) • eierseksjonsloven (for eierseksjons sameier) • sameieloven (for øvrige sameier) • regelverk knyttet til HMS og internkontroll • personopplysningsloven (GDPR) Styret trenger ikke kunne lovene i detalj, men bør vite: • hvilke lover som gjelder • når det er nødvendig å søke råd Bruk forretningsfører aktivt Forretningsfører er styrets viktigste støttespiller i hverdagen. Det er helt normalt å: • be om råd • be om hjelp i krevende saker Det å bruke forretningsfører aktivt er et tegn på ansvarlighet – ikke usikkerhet. Digitale verktøy og kurs Hos NBBO har selskaper tilgang til: • digitale styreportal • beboerportal • kurs og opplæring for styremedlemmer • sjekklister og maler for styrearbeid Slike verktøy bidrar til bedre struktur, enklere dokumentasjon og tryggere beslutninger. Viktige frister gjennom året Styret bør alltid ha oversikt over sentrale frister, blant annet: • innkalling til årsmøte eller generalforsamling • gjennomføring av årsmøte/ generalforsamling • årlig HMS-kontroll • budsjettarbeid for neste år • oppdatering av vedlikeholdsplan Et enkelt årshjul gjør det lettere å planlegge arbeidet og sikre at ingenting blir glemt.
NBBO Styrehåndboken 31 Styreskolen Gjør styrearbeidet enklere, tryggere og mer effektivt. Portalen sin styreskole er utviklet for alle som sitter i styret – uansett erfaring. Her får styremedlemmer enkel og praktisk opplæring som gjør dem tryggere i rollen og mer forberedt på det som møter dem i styrehverdagen. Du finner den i Portalen under NBBO – Kurs og opplæring – Gå til Styreskolen.
Styreskolen er tilgjengelig 24/7, slik at styremedlemmer kan lære når det passer dem best – hjemme, på kontoret eller på farten. Fleksibiliteten gjør det enklere for alle i styret å holde seg oppdatert og komme raskt i gang. Lær når du vil – hvor du vil En engasjerende og forståelig læringsopplevelse Innholdet er delt inn i korte moduler som forklarer det viktigste i styrearbeidet på en lettfattelig måte. Selv komplekse temaer – som økonomi, ansvarsforståelse og møteprosesser – blir tilgjengelige og intuitive. Skreddersydd for styrearbeid i moderne boligselskaper Alt innhold er bygget på faglige anbefalinger og beste praksis. Det gjør styreskolen til et verktøy som hjelper styret med å ta bedre beslutninger og unngå vanlige fallgruver. 32 NBBO Styrehåndboken Enda bedre samarbeid med forretningsfører God opplæring gir styret forutsetninger for å stille riktige spørsmål og følge opp sine oppgaver mer effektivt.
NBBO Styrehåndboken 33 Med tydelige roller, gode rutiner og riktig støtte kan styrearbeidet gjennomføres på en trygg, ryddig og profesjonell måte. Denne håndboken er ment som en støtte i hverdagen – et oppslagsverk dere kan bruke når spørsmål dukker opp, og som kan gi trygghet i beslutningene dere tar. Et ansvar – og en mulighet Å sitte i styret er et stort ansvar, men også en unik mulighet til å bidra positivt til bomiljøet der du bor.
nbbo.no NEDRE BUSKERUD BOLIGBYGGELAG. NEDRE TORGGATE 5, 3015 DRAMMEN - TELEFON 32 21 15 00 Vi håper denne håndboken blir et nyttig verktøy for deg og resten av styret.
RkJQdWJsaXNoZXIy MzYyNTM=